Huishoudelijk reglement

1.1De in art. 1.4 der Statuten opgesomde middelen om het doel te bereiken, c.q. te bevorderen, worden nader als volgt omschreven:
a.het organiseren van vergaderingen van leden, symposia en congressen;
b.het periodiek of op onregelmatige tijdstippen informeren van de leden via een tijdschrift, nieuwsbrief, mailing of dergelijke via daartoe geëigende kanalen;
c.het voordragen van de wensen bij officiële instanties met inbegrip van internationale instellingen en bij uitgevers van geschriften, periodieken en data over en met octrooi-informatie, via computers toegankelijke informatie daaronder begrepen, zowel langs directe weg als door ondersteuning van officiële gedelegeerden of afgevaardigden;
d.het opstellen van rapporten over octrooi-informatie en- documentatie en het inventariseren van daartoe geëigende middelen;
e.het verzamelen van informatie en het ter kennis brengen daarvan aan de leden;
f.het verzamelen van ervaring bij anderen dan de leden;
g.het onderhouden van contact met zusterinstellingen, in het bijzonder buitenlandse, en met instellingen die een vergelijkbaar doel hebben op een ander gebied;
h.het onderhouden van contact met instellingen die zich op andere terreinen betreffende octrooien bewegen;
i.het signaleren en beoordelen van initiatieven en het eventueel ondersteunen en/of coördineren daarvan;
j.het zich laten vertegenwoordigen in officiële commissies en het optreden als groep tegenover uitgevers;
k.het bevorderen van opleiding en bijscholing van octrooiliteratuuronderzoekers en -documentalisten;
l.het voorlichten van het publiek betreffende octrooi-informatie en -documentatie.
2.1Het aantal leden van het bestuur bedraagt vijf.
2.2De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en andere vergaderingen; hij voert namens de vereniging het woord. Hij draagt er zorg voor dat voorstellen voor de vervulling van vacatures in het bestuur aan de Algemene Vergadering gedaan worden.
2.3De secretaris maakt notulen van de vergaderingen van het bestuur en van de Algemene Vergadering, of doet ze maken, in de vorm die het bestuur of de Algemene Vergadering goed vindt; het maken van notulen kan echter ook worden opgedragen aan een ander lid van het bestuur.
De secretaris voert de correspondentie van de vereniging, tenzij dit aan een ander lid ad hoc wordt opgedragen.
De secretaris houdt archief van alle ingekomen en uitgegane correspondentie; andere leden die bij gelegenheid correspondentie voeren stellen een afschrift daarvan aan de secretaris voor het archief ter beschikking.
Hij bereidt het jaarverslag voor.
2.4De penningmeester ontvangt de binnenkomende gelden en doet de uitgaven na overleg met het bestuur. Hij houdt daarvan boek en laat boeken en bescheiden tenminste eenmaal per jaar door de kascommissie controleren. Hij bereidt de begroting en de rekening voor. Hij is belast met de inning van de contributie.
2.5De overige taken van het bestuur worden naar billijkheid over zijn leden verdeeld.
2.6Het bestuur stelt een jaarverslag, begroting en rekening op en legt ze aan de Algemene Vergadering voor.
2.7Het bestuur houdt een register van leden bij, waarin namen, adressen en wat verder dienstig kan zijn, worden opgenomen. Deze gegevens worden aan de andere leden verstrekt ter bevordering van het interne functioneren van de vereniging en het verkeer tussen haar leden. Deze gegevens worden niet aan derden ter beschikking gesteld, tenzij door de ALV anders wordt beslist.
2.8Het bestuur wijst uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter aan, die de voorzitter bij ontstentenis, afwezigheid of verhindering in al zijn taken vervangt.
2.9Bij ontstentenis van de secretaris of penningmeester wijst het bestuur zo spoedig mogelijk een ander lid aan; bij afwezigheid van de secretaris of penningmeester voor langere duur kan het bestuur plaatsvervangers uit zijn midden aanwijzen.
2.10Indien een dagelijks bestuur is aangewezen beslist het bestuur waarover door het dagelijks bestuur besluiten kunnen worden genomen en wat aan het gehele bestuur voorbehouden blijft.
Opstelling van het jaarverslag, begroting en rekening en het opstellen van de agenda voor een Algemene Vergadering kunnen niet aan het dagelijks bestuur worden opgedragen.
2.11Indien zulks door tenminste één bestuurslid gewenst wordt, stemt het bestuur over personen schriftelijk met ongetekende briefjes.
3.1De Algemene Vergadering kan beraadslagen ongeacht het aantal opgekomen leden, ter behandeling van zaken waarover geen besluit behoeft te worden genomen.
3.2De Algemene Vergadering wordt door of namens de voorzitter geconvoceerd tenminste veertien dagen voor de datum der vergadering, onder overlegging van de te behandelen onderwerpen.
3.3De Algemene Vergadering kan slechts besluiten nemen over onderwerpen die op de agenda zijn geplaatst; mits viervijfde der leden tegenwoordig of vertegenwoordigd is, kan met een gewone meerderheid besloten worden punten aan de agenda toe te voegen. Amendementen op voorstellen kunnen echter te allen tijde aanhangig worden gemaakt.
3.4De secretaris draagt zorg dat de leden en andere aanwezige personen aan het begin van de ledenvergadering een door hem aangeboden presentielijst tekenen.
3.5Kandidaten voor het vervullen van functies kunnen tot het tijdstip dat de voorzitter de stemming aan de orde stelt, door elk lid worden voorgedragen.
3.6Wanneer ter vervulling van een functie slechts één kandidaat wordt voorgedragen, wordt deze geacht te zijn verkozen en kan een schriftelijke stemming achterwege blijven.
3.7Als geldig uitgebrachte stemmen worden beschouwd:
-briefjes die alleen de naam van de te kiezen persoon bevatten;
-stemmen voor of tegen.
Blanco stemmen blijven voor het opmaken van de uitslag buiten beschouwing, maar tellen wel mee om te beoordelen of voor een besluit voldoende stemmen zijn uitgebracht.
3.8Bij stemming tussen personen is hij verkozen, die de meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen op zich verenigt.
Verkrijgt geen der personen bij een stemming tussen verschillende personen een meerderheid, dan wordt een herstemming gehouden tussen de twee die de meeste stemmen op zich verenigd hadden; bij staking van stemmen beslist het lot zonodig over de vraag wie in herstemming komen. Bij staking der stemmen tussen twee personen beslist het lot terstond. De voorzitter bepaalt de wijze van loting.
3.9Over zaken wordt mondeling bij hoofdelijke oproeping, danwel bij handopsteken gestemd. Bij staking van stemmen over zaken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. De voorzitter brengt de meest vérstrekkende voorstellen het eerst in stemming. De voorzitter brengt als laatste zijn stem uit bij een stemming bij hoofdelijke oproeping.
3.10Goedkeuring van de rekening door de Algemene Vergadering, gezien het verslag van de kascommissie, dechargeert de penningmeester voor het gevoerde financiële beleid.
4.1De Algemene Vergadering benoemt de in art. 6.4 der Statuten bedoelde kascommissie uit de leden en/of gevolmachtigden van leden buiten de bestuursleden. De kascommissie brengt schriftelijk verslag van haar bevindingen uit aan de Algemene Vergadering. De zittingsduur van de leden der kascommissie is drie jaar.
4.2De kascommissie telt drie leden, waarvan er telken jare één aftreedt. Tussentijds benoemde leden treden in de plaats van hun voorganger. Van de eerstbenoemde kascommissie treedt één lid na 1 jaar en een tweede lid na 2 jaar af. Het rooster van aftreden wordt bijgehouden door de penningmeester.
5.1Commissies kunnen uit één of meer personen worden samengesteld.
5.2Tenzij het instellende orgaan anders heeft beslist, wijst een meerhoofdige commissie uit zijn midden een voorzitter en een rapporteur aan.
5.3Een commissie brengt in ieder geval eenmaal per jaar een tussentijds verslag aan het instellende orgaan uit.
6.1De penningmeester houdt boek volgens een eenvoudig systeem.
6.2Indien de vereniging een giro- danwel bankrekening heeft geopend, wordt geregeld dat de penningmeester alleen tot tekenen bevoegd is, terwijl ook uit het bestuur gemachtigden worden aangewezen die de penningmeester in voorkomende gevallen kunnen vervangen.
6.3De penningmeester kan geen betalingen doen dan tegen ontvangst van een kwitantie of een factuur waaruit het doel van de betaling blijkt. Hij bewaart de kasstukken gedurende de termijn door de wet gesteld.
6.4Behoudens het bepaalde in de artt. 6.5…6.7 is de contributie voor alle leden even hoog. Bij de contributie is inbegrepen het bezoek aan de ALV door maximaal 2 personen per bedrijf. Extra bezoekers ontvangen een rekening.
6.5Leden wier lidmaatschap ingaat na 30 juni van het lopende jaar wordt een algemene reductie verleend; leden wier lidmaatschap ingaat na de laatste ALV van het lopende jaar, zijn eerst per 1 januari daaropvolgende contributie verschuldigd.
6.6Leden, die gepensioneerd zijn, of die ontslag uit hun functie gekregen of genomen hebben, en die het verrichten van octrooi-informatie-onderzoek niet zelfstandig beroepsmatig voortzetten, zijn een gereduceerde contributie verschuldigd. Bij ingang van de nieuwe situatie na 30 juni zijn zij eerst per 1 januari daaropvolgende de gereduceerde contributie verschuldigd.
6.7Op met redenen omkleed aan het bestuur gericht schriftelijk verzoek kan het bestuur voor een lid een gereduceerde contributie vaststellen, op grond van:
1.uitsluitende belangstelling zonder dat het lid van octrooi-informatie-onderzoek zijn beroep maakt of zonder dat hij een functie bekleedt waarin octrooi-informatie-onderzoek mede tot zijn taak behoort;
2.het reeds lid zijn van zijn werkgever;
3.bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van het bestuur.
6.8Bij afwijzing van het verzoek bedoeld in art. 6.7 kan het lid in beroep gaan bij de kascommissie, die zelfstandig over het verzoek beslist. Het bestuur geeft haar op verzoek alle inlichtingen over het tot hem gerichte verzoek en over de overwegingen die tot afwijzing leidden. De kascommissie licht het bestuur onverwijld in over haar besluit. Het bestuur deelt het besluit van de kascommissie zo spoedig mogelijk aan het betrokken lid mede.
6.9Het bestuur, of in beroep de kascommissie, kan de reductie alleen voor het lopende jaar verlenen. Bij onveranderde omstandigheden kan het bestuur de reductie ook voor een volgend jaar verlenen.
6.10Het bestuur en de kascommissie en hun individuele leden zijn tot geheimhouding verplicht omtrent alle persoonlijke zaken die hun vertrouwelijk in verband met een verzoek om gereduceerde contributie worden meegedeeld.
6.11Het in art. 6.5 der Statuten bedoelde contributievoorstel omvat de bedragen van de contributie voor het gehele jaar en voor de tweede jaarhelft, de minimum bedragen voor de gereduceerde contributie bedoeld in art. 6.7 en de gereduceerde contributie bedoeld in art. 6.6.
7.1Dit huishoudelijk reglement kan te allen tijde door de Algemene Vergadering worden gewijzigd.
7.2Het huishoudelijk reglement en de wijzigingen daarvan treden in werking de dag nadat een besluit hierover is genomen.